TUGAS MANDIRI 5 PENGANTAR MANAJEMEN

NAMA SESRIN YUSPITA VITARIA LAHAGU

KELAS MALAM

JURUSAN SISTEM INFORMASI

1. Jelaskan perbedaan dari pengorganisasian dan struktur organisasi ?

1. Perbedaan pengorganisasian dan struktur organisasi

Pengertian organisasi

Organisasi adalah kelompok masyarakat sering mencoba untuk mengatur beberapa subjek tertentu, seperti isu politik. Jadi, bahkan ketika mengorganisir dapat dipandang sebagai definisi sederhana, bisa mendapatkan serumit mengorganisir informasi dunia. 

Pengorganisasian (organizing) adalah tindakan menata ulang elemen berikut satu atau lebih aturan . Dan juga merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupnya.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi :

Strategi organisasi pencapaian tujuan.

Perbedaan teknologi yang digunakan untuk  memproduksi output akan membedakan  bentuk struktur organisasi.

Kemampuan dan cara berfikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

Besarnya organisasi dan satuan kerjanya  mempengaruhi struktur organisasi. 

4 aspek utama penyusunan struktur organisasi : 

*Departementalisasi

*Pembagian kerja

*Koordinasi

*Rentang manajemen

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

 *Spesialisasi kegiatan

*Koordinasi kegiatan

*Standarisasi kegiatan

*Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

*Ukuran satuan kerja

Beberapa Bentuk struktur organisasi  :

Struktur organisasi lini

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur.

Memiliki ciri-ciri:

*Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

*Jumlah karyawan sedikit

*Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

*Belum terdapat spesialisasi

*Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

*Struktur organisasi sederhana dan stabil

*Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

*Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

*Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

*Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

*Proses decesion making berjalan cepat

*Disiplin dan loyalitas tinggi

*Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah :

Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

2. Struktur organisasi lini dan staff

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya.

Memiliki ciri-ciri:

*Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

*Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

*Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

*Jumlah karyawan banyak

*Organisasi besar, bersifat komplek

*Adanya spesialisasi

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

*Ada pembagian tugas yang jelas

*Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

*Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

*Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

*Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

*Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah :

Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

Proses decesion makin berliku-liku

Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

3.  Struktur organisasi fungsional

Organisasi fungsional Yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.

Memiliki ciri-ciri:

*Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

*Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

*Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

*Target-target jelas dan pasti

*Pengawasan ketat

*Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

*Program tearah, jelas dan cepat

*Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

*Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

*Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

*Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

*Solidaritas antar anggota yang tinggi

*Moral serta disiplin keija yang tinggi

*Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

*Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

*Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

*Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah :

*Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

*Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

*Insiatif perseorangan sangat dibatasi

*Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

*Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

*Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

*Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

*Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan.

2. Jelaskan yang dimaksud dengan bentuk departementalisasi ?

Departementalisasi adalah proses cara bagaimana kegiatan yang berhasil. Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit yang logis.

Secara umum, departementalisasi dapatdibedakan berdasarkan lini pelanggan, produk, proses, geografis, atau fungsional(atau kombinasinya).

1.      Departementalisasi berdasarkan pelanggan

Maksudnya perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien

Departementalisasi berdasarkan produk

Maksudnya perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa.

Departementalisasi berdasarkan proses 

Maksudnyaa pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan.

Departementalisasi berdasarkan geografis

Maksudnya pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatara.

Departementalisasi berdasarkan fungsi

Maksudnya pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran  dan lain-lain.

 

3. Jelaskan bentuk-bentuk dari organisasi ?

1. Bentuk Organisasi Garis

Organisasi garis/lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan. Seluruh bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai dengan yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang atau komando.

Di dalam tipe organisasi garis/lini, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/karyawan, sampai setiap orang dalam organisasi tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada para bawahannya dalam garis langsung.

Setiap kepala bagian/departemen/divisi memiliki tanggung jawab untuk melapor pada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini merupakan yang paling praktis, hal ini karena tata hubungannya sangat sederhana. Dari Top Manajer sampai dengan bawahan yang paling bawah, segala sesuatunnya berlangsung menurut garis komando biasa, itu artinya tidak ada kompleksitasi didalam sikap pimpinan.

Dalam sistem ini organisasi kantor dibagi ke dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang dibutuhkan. Kekuasaan serta tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan mengemban tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau mengecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja).

Masing-masing kepala satuan organisasi memegang sebuah wewenang bulat dan memikul tanggung jawab tentang segala hal yang termasuk ke dalam bidang kerja satuannya. Seluruh pegawai menerima perintah dan juga instruksi langsung dari pimpinan satuan dan mereka hanya bertanggung jawab kepadanya saja, arus wewenang serta tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sangat sederhana. Dalam sistem seperti ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus sangat cakap, tangkas serta ahli dalam segala bidang urusan termasuk di dalam bidang pekerjaannya.

2. Bentuk organisasi Fungsional

 pada umumnya disusun berdasarkan sifat serta macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional, masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar akan diperhatikan. Pembagian kerja akan didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya akan mengerjakan suatu tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi akan mendelegasikan wewenangnya kepada pimpinan-pimpinan yang ada dibawahnya, lalu kemudian sesuai dengan spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan atau pelaksana akan memperoleh perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus serta bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.

3. Organisasi Garis dan Staff

Di dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang akan dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai ke pada unit yang paling bawah. Para staff hanya bertugas untuk memberikan bantuan, saran-saran serta pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan ataupun kebijakan. Digunakan atau tidaknya saran dari staff sangat tergantung pada keputusan pimpinan sendiri. Dibutuhkan tenaga staff karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin bisa menguasai pekerjaan yang sangat luas, pimpinan membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli dalam bidang perkantoran.

4. Organisasi Fungsional dan Staff

adalah organisasi yang merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari dua bentuk organisasinya.

4. Jelaskan  diagram yang dimaksud dengan dari perubahan eksternal dan internal ?

     

        

5. Menurut kalian pribadi apakah perubahan dari suatu organisasi itu diperlukan untuk mengikuti perkembangan teknologi zaman sekarang ?

Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variabel eksternal, seperti sistem politik, ekonomi, teknologi, pasar dan nilai-nilai. Beberapa tipe khusus eksternal penyebab perubahan dapat dijabarkan berikut, kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai sember daya alam, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan, tingkat pendidikan yang lebih tinggi dalam pasar tenaga kerja, tingkat bunga yang tinggi adalah beberapa contoh faktor-faktor  lingkungan yang merubah kehidupan orang baik, sebagai karyawan maupun langganan dalam tahun-tahun terakhir ini.  Berbagai Kekuatan eksternal, dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

   

       Kekuatan-kekuatan perubahan internal

      Tekanan-tekanan untuk perubahan juga datang dari dalam organisasi. Kekuatan-kekuatan perubahan internal ini merupakan hasil dari faktor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijakan manajerial dan teknologi baru, sikap dan perilaku para karyawan.

      Sebagai contoh, keputusan menejer  puncak untuk mengganti tujuan dari pertumbuhan jangka panjang menjadi pencapaian laba jangka  panjang pendek akan mempengaruhi berbagai  tujuan banyak departemen bahkan mungkin memerlukan reorganisasi. 

      Kekuatan-kekuatan eksternal dan internal perubahan adalah sering saling berhubungan. Hubungan ini terutama merupakan hasil  perubahan-perubahan dalam nilai-nilai dan sikap-sikap yang mempengaruhi orang dalam sistem. Orang-orang dengan berbagai sikap baru memasuki organisasi dan menyebabkan perubahan dari alam.  Sebagai contoh, banyak perubahan-perubajan seperti program-program perluasan kerja, dan kecenderungan menuju partisipasi bawahan yang lebih besar dan pembuatan keputusan, kesamaan perlakuan terhadap tenaga kerja wanita, keamanan kerja wanita, keamanan kerja, kesempatan jabatan yang sama dan perhatian terhadap polusi, menunjukkan tanggapan-tanggapan pada perubahan-perubahan sikap orang-orang  terhadap wewenang dan pengharapan akan kepuasan kerja.

.

        perubahan dari suatu organisasi itu di perlukan untuk mengikuti perkembangan teknologi zaman sekarang karena perkembangan teknologi sangat dibutuhkan untuk perkembangan organisasi. Jadi, organisasi berkembang juga karena teknologi. Apalagi yang sekarang ini organisasi perlu mengikuti perkembangan teknologi zaman sekarang karena supaya organisasi tersebut dapat maju dan berkembang terus menerus. Atau perubahan suatu organisasi dapat terwujud dengan perkembangan teknologi.